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共同作業をもれなく効率よくこなすためにSpreadsheetを使ってみる

2009年06月18日 ワークスタイル 柳谷 真志柳谷 真志

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みなさん、こんにちは、まーしーです
日曜午前に時々みることがあるワンピースが気になって仕方ないので、コミックを全巻注文してしまいました。こうやって浪費していってしまうんですね。普段買う本より安いからとか感覚が狂い始めています。。

制作フェーズでの確認事項はどうしてますか？

websiteを自分で企画して、自分で制作・運用と行っていく場合は制作の過程において確認事項など発生しませんが、多くの場合はサイトの制作を発注する側と受注する側であったり、自社サイトだとしても企画する側と制作する側は分かれるんじゃないでしょうか？
制作側のなかでも作業内容によっては分かれることが多いかと思いますが、そうなると確認事項が発生するかと思います。  

note : 20090324（フリーランスの共同作業） | 19740308(TM)
http://www.7438.com/archives/2009/03/20090325_0003.php  

を読んでいて色々考えることがあり確認事項をどうやって管理していくか？というのは試行錯誤しているところです。
仕様をもっとしっかりつめる、という事もありますが。

制作に関わる立ち位置にもよりますが、外注的な位置づけだったりする場合はとりあえず聞くようにしています。聞かれる方にしてはうざったいと思われるのかもしれないですし、そのくらい自分で判断してもらいたい、と考えているのかもしれないのですが、そもそも仕様として固まっていないのでは？という意味も込めて確認するようにしています。
逆に自分が発注する場合はこういう確認がないように仕様を固めて指示を出さないといけない、と考えるようにしています。

制作のフローがしっかり確立されている制作会社であれば確認事項に関する仕組みもかなり仕組み化されているのではないかと思いますが、linkerや自分自身含めそういうものがしっかり確立されているわけではないので、Google SpreadsheetやBacklogを使ったりしています。
もちろんメールのみですませることも可能かとは思います。

Google Spreadsheetを使う場合

NDAとかの絡みでweb上に情報をおきにくい場合もあるので、そうなるとexcelでのやりとりになってしまうのですが、そうなると最新データをお互いが更新してしまうことで、差分をとったりしないといけない、というのが正直面倒です。

なので可能な限りはSpreadsheetで共有するようにしていて、そのテンプレートはこういう感じのモノを使っています。

http://spreadsheets.google.com/ccc?key=rjqjWkF-d56Ye3PewSFJesg

これ自体は改善する余地がたくさんあるのですが、個人的にはSpreadsheetでやってしまうのが今のところベストではないかと考えています。

  • 同じファイルを編集することができ差分をとる手間が減る
  • 更新されたら通知するように設定しておけば確認漏れが減る

という点が個人的に最低必要かと考えているためです。

この方法をやっていて自分なりに改善しないといけないと考えている第一優先事項が「確認したことに回答をもらう。その回答にさらに確認を付加する」場合の見せ方・追加の仕方ですね。
あまり複雑に書くとわけがわからなくなってしまってどうしたものか、というところではあるのですが、関連事項として一覧のなかでは近いところにおいておかないとまずいな、とも考えていて判断しかねている部分です。

Backlogを使う

linkerではlinker共通のタスク管理としてBacklogを使っているのでタスクをBacklogに投げるようにしています。 Backlogになげて３人が確認できる状態にしておくことでタスクが宙ぶらりんになってしまうことを防ぐことが出来るわけですが、その「タスク」という種別とは別に「確認」というモノを作っておけばタスクとの切りわけも可能です。

ただ、確認に対するレス（コメント）の一覧性が低いのが考え物です。

システム会社などはしっかり仕様が確定された上ですすんでいくというイメージがあるので、参考になりそうなところが多いような気がします。一度話を聞いてみたいですね。

確認することで手戻りを極力減らす

それで最初に戻りますが、迷ったら確認することで制作全体での手戻りを減らすことも可能になるかと思います。
別に手抜きをしたいからやっているわけではないですし、やはりそのあたりの不明確な部分を減らしていくのがディレクターの仕事であったり、お客さんとの窓口を担当している人間の仕事かと考えているからです。
確認する側としても、考えられることや選択肢を提示した上で確認することで全体としての手間も減るかとおもうので、何でもかんでも確認するというのは避けるべきでしょう。

向かうゴールがはっきりしている中で、よいモノをつくるためには不確実なモノは細かいところもつぶしていくべきでしょうから、引き続きそういうスタンスでいたいな、とは思っています。
とはいえ、作っているものには粗さが目立っているので自分で考える以上に意識しないといけないところだな、とこれを書きながら自分自身戒めたいと思います。

一つ屋根の下で複数人が作業できる環境におかれている場合はこういう問題は発生しないかもしれないのですが、外注として仕事をしたり、外注に対して仕事を発注することが多い方。チームを組んで複数人で仕事をすることが多い方はどういう風にやられてるのかが非常に気になるところです。

関連リンク

2009年06月18日

Backlog , Googleドキュメント