Skype音声チャットの空気の話とか

みなさん、こんにちは、まーしーです
今日で3月も終わり。明日から新年度ですね。

先日ネットをみててSkypeの音声チャットについて共感できる内容があったのであまりまとまっていないのですが、少し考えてみたいと思います。

linkerではSkypeでの打ち合わせは頻繁に行っています。Skypeがあるからロンドンでも仕事をさせてもらえてる気がします。

「顔色を窺う」って言うと言葉が悪いですけど、レスポンスが声だけって言うのはことに会議の時は難しい。意見を投げた時の表情の変化とか、相手が喋っている時の雰囲気とか汲めないのは、やっぱり難しいです。

Skype会議してみた感想 : kosukekato.com
http://www.kosukekato.com/archives/6707/

こちらで書かれているようにSkype の音声チャットでの打ち合わせはまだまだ難しいところがあるな〜、とは思いますし、改善できるところは少しずつ改善していきたいと思っています。
これは参加する人によるところもあるでしょうし、話の内容などにもよるかもしれません。

全員が音声のみの場合か、一部が顔を合わせて打ち合わせしているところに音声だけで参加か、というのでもまた少し違うかもしれませんが、その場の空気を読むのが難しい場合、発言するタイミングとかも難しいところがあるかもしれません。
会話がかぶることもしょっちゅうあるかもしれませんね。

こういったツールを使える環境はかなり良くなってきていますし便利ではありますが、音声だけだと周りの音の問題とかもあるでしょうし、回線の問題もあるでしょう。

ビデオチャットであれば音声のみよりは多少ましかもしれませんが、音声のみのときはまだまだ難しいところがあると思います。
顔を合わせての打ち合わせと同等のものを意識していると、その違いにガッカリしてしまうところもあるでしょう。
ちなみにビデオチャットは3人以上のときは有料ですね。

打ち合わせ、という意味では同じですが若干異なるというのは忘れないようにしておきたいです。

ファシリテーターが必要？

ある程度の回数、実際に顔をあわせて打ち合わせを行ってきていて、雰囲気が見えるとか流れ的なものが作られているというのがあればそこそこスムーズに行くのかもしれません。

そういった土壌が無い場合などはファシリテーターみたいな人が必要なのかもしれませんね。

打ち合わせ前にアジェンダを用意して、最終的に議事録をつくるかとおもいますが、アジェンダを用意することでその打ち合わせで話し合うことが決まっています。

それにのっとって進めて行けばいいのですが、すすめるにあたってはファシリテーションしながら進めることも必要かもしれません。

１対１のチャットであれば問題にはならないでしょうが、３人以上が参加している場合だと投げた質問は誰に向けたのかが分からないといった事もあるでしょうし、それぞれが答えるタイミングを失ってしまうところもあるかもしれません。
一同に介した打ち合わせの場では微妙な目線などがその役割を担っていたと思います。

そういう意味では普通の打ち合わせであれば意識しなくても
質問→意見、回答→意見、回答→・・・・
というながれになるでしょうが、 質問を誰にしているのか、といった整理が必要になってくるかもしれません。

ログをどうとっていくか？という話

あとはログをとる作業を平行してやる場合の方法なども。

議事録は必要ですので、音声で打ち合わせしながらログも残しておく必要があります。
話しながら書くのは難しいところもありますので誰かがログを取るとかそういう感じでやる必要があるかもしれませんね。

linkerの場合は同時編集の事などをかんがえて、Google docsでアジェンダ→議事録という流れでやっています。

アジェンダを用意しておいて、それをベースに打ち合わせなりをしていくとおもいますが、用意したアジェンダに対してそれぞれが任意のタイミングで追記していって疑似打ち合わせを行うことも可能といえば可能かもしれません。
ただ、それだとそこそこ時間がかかってしまうでしょうし、合意形成するのも難しいところがあります。

先ほどのファシリテーターの話ではないですが、誰かがログを取る、誰かがファシリテーターをすると分けてしまうのも考えものではありますね。

Skypeで打ち合わせをしながら、ログをとりながら、というのをうまくまわせる方法を考えたいところです。

ということで

結局のところ打ち合わせのなかで、参加者がある程度気をつかえば解決することばかりなのかもしれません。
テキストチャットなどの場合もこそあど言葉ばかり使っていると話が見えなくなることもあるでしょうから使わないようにするとか、プラスαの何かを付け加えておくのが良さそうです。

打ち合わせの内容、決定したい事項の種類など様々な要因が関係してきますが、それらを意識した上でどのように打ち合わせをセッティングするのかを意識しておくと、Skypeなどで会議をするにしてもゴールまでの到達が早く確実なのかもしれませんね。